herrlichAI BAFA-Ausfüllhilfe
Schritt-für-Schritt · Verständlich erklärt

BAFA-Antrag ausfüllen —
so einfach wie möglich.

Keine Bürokratie-Vorkenntnisse nötig. Diese Seite erklärt jeden Schritt des Antragsformulars — so, dass wirklich jeder es versteht. Von Anfang bis zur Förderzusage.

Abschnitt 1

Was ist BAFA — und was wird eigentlich gefördert?

BAFA steht für Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Das ist eine Behörde des Bundes. Sie verteilt Fördergelder an Unternehmen — unter anderem für professionelle Unternehmensberatung.

Das Programm heißt offiziell: „Förderung unternehmerischen Know-hows". Was das bedeutet: Der Staat bezahlt einen Teil Ihrer Unternehmensberatung — einfach, weil er will, dass kleine und mittlere Unternehmen (KMU) professionelle Unterstützung bekommen.

Was konkret gefördert wird
  • Beratung zu Finanzcontrolling, Kostenmanagement und Kennzahlensystemen
  • Beratung zu Prozessoptimierung, Lean Management und Organisationsstruktur
  • Beratung zu Führungsentwicklung, Change Management und Personalstrategie
  • Beratung zu Digitalisierung, KI-Strategie und technologischen Hebeln
  • Beratung zu Geschäftsmodellen, Marktstrategien und Unternehmensnachfolge
Was NICHT gefördert wird
  • Steuerberatung und Rechtsberatung (das macht der Steuerberater / Anwalt)
  • Beratung, bei der am Ende ein Produkt des Beraters verkauft wird
  • Gruppen-Seminare oder Trainings (nur Einzelberatung zählt)
  • Beratung, die mit einer anderen staatlichen Förderung kombiniert wird
  • Projekte, die bereits vor dem BAFA-Antrag begonnen haben

Wie viel zahlt der Staat?
In der Regel 50 % Ihres Beratungshonorars — maximal 1.750 Euro pro Beratung. In strukturschwachen Regionen (z. B. viele ostdeutsche Bundesländer) sogar 80 % — dann bis zu 2.800 Euro. Das Beratungshonorar selbst ist auf maximal 3.500 Euro festgelegt (40 Stunden × 87,50 Euro).

Abschnitt 2

Wer darf den Antrag stellen?

Das Wichtigste zuerst: Fast jedes kleine oder mittlere Unternehmen in Deutschland ist antragsberechtigt. Hier sind die Bedingungen — ganz einfach erklärt:

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Ihr Unternehmen hat weniger als 250 Mitarbeiter

Das zählen wir in „Vollzeitäquivalenten". Eine Teilzeitkraft (20 Std./Woche) zählt als 0,5. Ein Mini-Jobber zählt als 0,25. Einfach zusammenrechnen.

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Ihr Jahresumsatz liegt unter 50 Millionen Euro

Oder: Ihre Jahresbilanzsumme liegt unter 43 Millionen Euro. Es reicht, wenn eine der beiden Bedingungen erfüllt ist.

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Ihr Unternehmen ist älter als 2 Jahre

Oder: Ihr Unternehmen ist jünger als 2 Jahre — dann gilt die Sonderkategorie „Jungunternehmen" mit leicht angepassten Konditionen. Fragen Sie uns einfach.

Gut zu wissen: Das Gründungsdatum entnehmen Sie Ihrem Gewerbeschein oder Handelsregisterauszug.
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Sie haben Ihren Hauptsitz in Deutschland

Der rechtliche Sitz oder eine Niederlassung muss in Deutschland sein. Der Berater darf auch im Ausland sitzen — solange Sie als Unternehmen in Deutschland registriert sind.

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Ausgeschlossen: Unternehmen in Schwierigkeiten

Wenn über Ihr Unternehmen ein Insolvenzverfahren läuft oder Sie bereits „Unternehmen in Schwierigkeiten" nach EU-Definition sind, ist keine Förderung möglich.

Abschnitt 3

Was Sie vor dem Antrag bereithalten müssen

Bevor Sie das Antragsformular öffnen, legen Sie diese Dinge bereit — dann geht das Ausfüllen in etwa 15–20 Minuten.

1

Gewerbeschein oder Handelsregisterauszug

Daraus entnehmen Sie das Gründungsdatum und den vollständigen rechtlichen Namen Ihres Unternehmens.

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WZ-Code (Wirtschaftszweigcode) — 4-stellig

Das ist eine 4-stellige Zahl, die Ihre Branche beschreibt. Zum Beispiel: 4711 = Einzelhandel, 6201 = IT-Dienstleistungen.

Wo finde ich meinen WZ-Code?
Auf dem Gewerbeschein steht oft schon ein Tätigkeitsbereich. Den genauen Code finden Sie über die Webseite des Statistischen Bundesamts (destatis.de) unter „Klassifikation der Wirtschaftszweige". Alternativ: Fragen Sie Ihren Steuerberater — der weiß das sofort.
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Anzahl Ihrer Mitarbeiter (in Vollzeitäquivalenten)

Rechnen Sie Teilzeitkräfte anteilig. Beispiel: 5 Vollzeit + 4 Halbzeit = 7 Vollzeitäquivalente.

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IBAN Ihres Geschäftskontos

Auf dieses Konto wird die Förderung nach Abschluss der Beratung ausgezahlt.

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BAFA-Beraternummer: 193982

Das ist die offizielle Registrierungsnummer von Steffen Herr / herrlichAI Consulting beim BAFA. Sie tragen diese Nummer in das Formular ein — das verbindet Ihren Antrag mit unserem Beratungsunternehmen.

Merken: 193982
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Kurze Beschreibung Ihres Beratungsbedarfs

1–3 Sätze reichen: Was ist Ihr Problem? Was soll sich durch die Beratung verbessern? Beispiel: „Wir haben keine strukturierten Kennzahlensysteme und wissen nicht, wo unsere Margen erodieren. Wir suchen Unterstützung bei Aufbau eines Finanzcontrollings und Prozessoptimierung."

Abschnitt 4

Den Antrag ausfüllen — Schritt für Schritt

Der Antrag läuft über das BAFA-Online-Portal „easy-online". Klingt komplizierter als es ist. Folgen Sie einfach diesen Schritten:

1

Webseite öffnen

Gehen Sie auf fms.bafa.de/BafaFrame/v2/ubf3 — das ist das offizielle Antragsportal des BAFA. Alternativ: bafa.de → Förderung → Unternehmerisches Know-how → Antrag stellen.

Tipp: Nutzen Sie einen normalen Computer oder Laptop, kein Smartphone. Das Formular ist auf größere Bildschirme ausgelegt.
2

Neues Formular starten

Wählen Sie auf der Startseite: 1. Ministerium/Bundesbehörde → BMWi/BMWK, dann 2. Fördermaßnahme → Förderung unternehmerischen Know-hows, dann 3. Förderbereich → Beratungsförderung KMU.

Wenn JavaScript aktiv ist, aktualisiert sich die Auswahl automatisch. Klicken Sie auf „Formular erstellen" und wählen Sie Formulartyp: Einfacher Antrag (AZA).
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Basisdaten ausfüllen

Jetzt füllen Sie nacheinander die Abschnitte aus (Details im nächsten Abschnitt dieser Seite). Die Pflichtfelder sind gelb markiert. Klicken Sie nach jedem Abschnitt auf „Aktualisieren".

Wichtig: Im Feld „Planaufzeit" geben Sie den geplanten Beratungszeitraum ein (max. 12 Monate). Ohne dieses Feld lässt Sie das Formular nicht weiter.
4

Leitstelle auswählen

Die Leitstelle ist eine Organisation, die Ihren Antrag prüft. Unsere Empfehlung: DIHK-Service GmbH — bundesweit tätig, unkompliziert, schnell.

Die Wahl der Leitstelle hat keinen Einfluss auf die Förderhöhe. Sie können frei wählen.
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Beraternummer eintragen

Im Abschnitt „Berater" tragen Sie unsere BAFA-Registrierungsnummer ein:

193982

Steffen Herr · herrlichAI Consulting · DIN EN ISO 9001 zertifiziert

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Antrag absenden

Prüfen Sie alles nochmals durch. Dann klicken Sie „Absenden". Sie erhalten eine automatische Bestätigung per E-Mail.

Achtung — das ist entscheidend: Beauftragen Sie uns erst nach dem Absenden des Antrags und nach Erhalt des Informationsschreibens der Leitstelle. Jede Beratungsleistung vor diesem Zeitpunkt ist NICHT förderfähig.
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Informationsschreiben abwarten

Die Leitstelle schickt Ihnen ein Informationsschreiben — meist per E-Mail, innerhalb von 2–4 Wochen. Erst ab diesem Zeitpunkt darf die Beratung offiziell starten.

Was machen Sie in dieser Wartezeit? Nichts — außer uns zu informieren, dass das Schreiben angekommen ist. Wir bereiten alles für den Beratungsstart vor.
Abschnitt 5

Jedes Pflichtfeld — einfach erklärt

Hier erklären wir jedes gelb markierte Pflichtfeld im BAFA-Formular in einfacher Sprache.

Basisdaten — Antragsteller

Rechtlicher Name *
Der offizielle Name Ihres Unternehmens, genau wie im Handelsregister oder auf dem Gewerbeschein.
Beispiel: „Müller GmbH" oder „Maria Müller Einzelunternehmen"
Rechtsform *
Sind Sie Einzelunternehmer? Dann „natürliche Person". Haben Sie eine GmbH, AG, UG oder GbR? Dann „juristische Person" bzw. die passende Option aus der Liste.
Straße, PLZ, Ort *
Die offizielle Geschäftsadresse — wie auf dem Gewerbeschein.
Telefon *
Mit Ländervorwahl nach DIN-Format.
Beispiel: +49 89 12345678
E-Mail *
Die geschäftliche E-Mail-Adresse, an die alle Schreiben geschickt werden sollen.
Vorsteuerabzugs­berechtigt *
Zahlen Sie „normale" Mehrwertsteuer (19 %)? → Ja. Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG und stellen keine MwSt. in Rechnung? → Nein. Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen.
WZ-Code *
Die 4-stellige Wirtschaftszweig-Kennziffer Ihrer Haupttätigkeit. Pflichtfeld für alle.
Beispiele: 4711 Einzelhandel, 6201 IT-Dienstleistungen, 6910 Rechtsberatung
Anzahl Beschäftigte *
Vollzeitäquivalente. Teilzeitkräfte (z. B. 20 Std./Woche bei 40 Std.-Basis) zählen als 0,5. Minijobs ca. 0,2–0,25. Alles summieren und runden.
Jahresumsatz *
Der Umsatz des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres in Tausend Euro. Neugründung oder kein vollständiges Jahr? Dann geschätzter Jahresumsatz.
IBAN *
Die IBAN Ihres Geschäftskontos. Auf dieses Konto wird die Förderung ausgezahlt — nach Abschluss der Beratung.

Beratungsinhalt

Beratungsthemen *
Wählen Sie aus der Liste die Themen, die Ihrer Beratung am nächsten kommen. Mehrfachauswahl möglich. Typisch: „Unternehmensführung", „Controlling", „Personalwesen", „Digitalisierung".
Beratungsbedarf * (Freitext)
Beschreiben Sie in 2–5 Sätzen, warum Sie externe Beratung brauchen und was sich durch die Beratung verbessern soll. Keine Romanlänge nötig — aber konkret genug, dass ein Fremder versteht, worum es geht.
Beispiel: „Unser Unternehmen wächst, aber wir verlieren den Überblick über die Kostenstruktur. Wir brauchen ein Controlling-System mit klaren KPIs und eine Prozessoptimierung im Einkauf."
BAFA-Beraternummer *
Hier tragen Sie die offizielle Registrierungsnummer Ihres Beraters ein. Bei herrlichAI Consulting: 193982
Abschnitt 6

Was passiert nach dem Antrag?

Nach dem Absenden des Antrags geht es so weiter — und das Wichtigste: Sie müssen selbst kaum etwas tun.

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Woche 1–2: Automatische Bestätigung

Sie erhalten sofort eine E-Mail-Bestätigung, dass Ihr Antrag eingegangen ist. Kein Handlungsbedarf — einfach warten.

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Woche 2–4: Prüfung durch die Leitstelle

Die von Ihnen gewählte Leitstelle (z. B. DIHK-Service GmbH) prüft Ihren Antrag. Sie können in dieser Zeit die Beratung bereits planen — aber noch nicht beauftragen.

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Informationsschreiben erhalten — Beratung kann beginnen

Die Leitstelle schickt Ihnen ein Informationsschreiben. Ab diesem Datum darf die Beratung offiziell starten. Leiten Sie dieses Schreiben bitte direkt an uns weiter — wir bereiten den Beratungsvertrag vor.

Goldene Regel: Kein Beratungsvertrag unterschreiben, keine Beratungsleistung in Anspruch nehmen — bis das Informationsschreiben vorliegt. Wer das missachtet, verliert die Förderung.
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Beratung (3–4 Monate, 40 Stunden)

Die eigentliche Beratung findet statt — strukturiert, mit klaren Meilensteinen. Ca. 10 Stunden pro Monat, terminlich flexibel. Sie zahlen die Rechnung nach Abschluss.

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Förderung wird ausgezahlt

Nach Abschluss der Beratung und Einreichung aller Nachweise beim BAFA wird die Förderung direkt auf Ihr IBAN überwiesen. Keine Vorfinanzierung durch Sie — nur eine kurze Zwischenfinanzierung von Wochen.

Abschnitt 7

Die 5 häufigsten Fehler — und wie Sie sie vermeiden

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Fehler 1: Beratung beginnt vor dem Informationsschreiben

Das ist der häufigste und teuerste Fehler. Wer Beratungsleistungen in Anspruch nimmt, bevor die Leitstelle das Informationsschreiben versendet hat, verliert jegliche Förderung — rückwirkend, ohne Ausnahme.

Lösung: Warten Sie. Wir koordinieren alles — Sie bekommen von uns Bescheid, sobald der Start offiziell ist.
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Fehler 2: WZ-Code falsch oder gar nicht eingetragen

Der WZ-Code ist Pflicht für alle Antragsteller. Ein falscher Code kann zur Ablehnung führen oder die Bearbeitung stark verzögern.

Lösung: WZ-Code auf dem Gewerbeschein prüfen oder beim Steuerberater erfragen. Bei Unsicherheit: destatis.de nutzen.
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Fehler 3: Beratungsthema passt nicht zum Antrag

Wenn Sie im Antrag „Vertriebsberatung" ankreuzen, aber am Ende eine KI-Strategieberatung durchführen, kann das beim Abschluss zu Problemen führen.

Lösung: Wir helfen Ihnen, die richtigen Kategorien auszuwählen — so, dass sie Ihren echten Bedarf widerspiegeln und BAFA-konform sind.
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Fehler 4: Förderantrag und Beratervertrag werden verwechselt

Der BAFA-Antrag und der Beratungsvertrag mit uns sind zwei völlig getrennte Dokumente. Der Beratungsvertrag wird erst nach dem Informationsschreiben unterschrieben.

Lösung: Einfach merken: erst BAFA-Antrag stellen, dann auf Schreiben warten, dann Vertrag unterschreiben.
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Fehler 5: Andere Fördermittel wurden nicht angegeben

Falls Sie für dasselbe Beratungsprojekt noch andere staatliche Förderungen erhalten (z. B. KfW, Landesförderungen), müssen Sie das angeben. Mehrfachförderung für dasselbe Projekt ist nicht erlaubt.

Lösung: Seien Sie transparent. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie uns — wir kennen die Kombinationsregeln.
Abschnitt 8

Häufige Fragen (FAQ)

Wie lange dauert der gesamte Prozess vom Antrag bis zur Auszahlung?
In der Regel 4–6 Monate gesamt: ca. 2–4 Wochen bis zum Informationsschreiben, dann 3–4 Monate Beratung, dann ca. 4–6 Wochen bis zur Auszahlung nach Einreichung der Nachweise. Insgesamt ein überschaubarer Prozess — vor allem, weil wir den administrativen Teil übernehmen.
Kann ich den Antrag auch stellen, wenn ich noch gar nicht weiß, was genau beraten werden soll?
Ja — aber Sie brauchen einen ungefähren Beratungsbedarf. „Wir wollen unsere Prozesse und Kostenstruktur optimieren" reicht als Beschreibung vollkommen. Die genaue Agenda entwickeln wir gemeinsam in der Beratung. Genau deshalb empfehlen wir zuerst unsere kostenlose Analyse — damit Sie beim Antrag schon wissen, was Ihre drei größten Hebel sind.
Ich zahle zunächst die volle Rechnung — wann bekomme ich die 50 % zurück?
Nach Abschluss der Beratung reichen wir gemeinsam die Verwendungsnachweise beim BAFA ein. Die Auszahlung erfolgt dann in der Regel innerhalb von 4–8 Wochen direkt auf Ihr angegebenes Geschäftskonto. Es ist also eine kurze Zwischenfinanzierung — kein dauerhaftes Risiko.
Kann ich auch gefördert werden, wenn ich schon früher einen BAFA-Antrag gestellt habe?
Ja, grundsätzlich. Die Förderung kann mehrfach beantragt werden — auch mit demselben Berater. Allerdings gibt es Obergrenzen: Pro Unternehmen sind insgesamt maximal drei Beratungen förderbar. Die Themen müssen sich voneinander unterscheiden. Sprechen Sie uns einfach an — wir prüfen Ihren konkreten Fall.
Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?
Eine Ablehnung kommt selten vor und hat meist einen konkreten, behebbaren Grund (z. B. fehlendes Dokument, falscher WZ-Code). In diesem Fall begleiten wir Sie durch den Nachbesserungsprozess. Wichtig: Wir beginnen die Beratung erst dann, wenn die Förderzusage gesichert ist. Sie tragen kein finanzielles Risiko durch eine Ablehnung.
Kann ich die Beratung auch abbrechen, wenn es nicht passt?
Der Beratungsvertrag ist unabhängig vom BAFA-Förderantrag. Sie können den Beratungsvertrag wie jeden normalen Dienstleistungsvertrag kündigen — die vertraglichen Kündigungsfristen gelten. Die bereits genehmigten Fördermittel für abgeschlossene Leistungen bleiben Ihnen erhalten. Bei nicht in Anspruch genommenen Teilen verfällt die Förderung anteilig.

Wir übernehmen den Papierkram — Sie machen Ihr Business.

Die Antragstellung ist der Teil, den viele als Hürde empfinden. Deshalb begleiten wir Sie durch jeden Schritt — von der kostenlosen Erstanalyse bis zur Förderzusage. Kein Call-Center. Steffen Herr persönlich.

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